In einem Satz. Personalvermittler und Zeitarbeitsfirmen verarbeiten besonders sensible Beschäftigtendaten — von Bewerbungsdokumenten über Gesundheitsdaten bis zu Kundeneinsätzen — und unterliegen DSGVO, BDSG § 26, AÜG sowie der Spezialregelung des AGG; KI-basierte Bewerberauswahl löst nach 2026 zusätzliche AI-Act-Pflichten aus.
Wichtige Punkte
- Bewerber-Daten: Aufbewahrung max. 6 Monate nach Absage (AGG).
- Gesundheitsdaten nur mit ausdrücklicher Einwilligung.
- Kundeneinsätze: AVV oder gemeinsame Verantwortung prüfen.
- KI-Bewerberauswahl ab 2026 Hochrisiko nach AI Act.
- AÜG-Erlaubnis und Datenschutz koppeln.
1. Rechtsgrundlagen
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bewerbung | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Anbahnung) |
| Arbeitsvertrag Zeitarbeitnehmer | BDSG § 26 |
| Datenfluss zu Kundenbetrieb | Art. 6 lit. f oder AVV |
| Lohnabrechnung | BDSG § 26 + AO/HGB |
| Gesundheitsdaten | Art. 9 Abs. 2 lit. h + Einwilligung |
| Background-Check | Strenge Grenzen § 26 |
2. Bewerberdaten
- Speicherung erlaubt bis Stellenbesetzung.
- Bei Absage: 6 Monate Aufbewahrung wegen AGG-Klagefrist.
- Längere Speicherung nur mit Einwilligung (Talent Pool).
- Lösch- und Auskunftsanfragen nach Art. 15-17.
3. Sensible Bewerber-Daten
- Foto: nicht Pflicht, sollte nicht angefordert werden.
- Familienstand, Religion, Schwerbehinderung: AGG-relevant, nicht erfragen.
- Strafregister: nur bei berechtigtem Anlass (z.B. Geldtransport).
- Gesundheitstests: nur arbeitsplatzspezifisch und einwilligungsbasiert.
4. Datenfluss zum Kundenbetrieb
- Übermittlung Zeitarbeitnehmer-Daten an Kunde: Art. 6 lit. f.
- Standardumfang: Name, Qualifikation, Kontakt.
- Sozialdaten (Krankenkasse, Steuer): nicht an Kunde.
- Vertrag mit Kunde sollte Datenfluss regeln.
5. KI-Bewerberauswahl
AI Act 2026 stuft KI-Bewerbermanagement als Hochrisiko ein:
- Verzeichnis nach AI Act.
- DSFA + AI-Impact-Assessment.
- Menschliche Letztentscheidung Pflicht.
- Diskriminierungsfreie Trainingsdaten.
- Information Bewerber über KI-Einsatz.
6. Hintergrundüberprüfungen
- SCHUFA: nur bei finanzieller Verantwortung.
- Google-Recherche: nur öffentlich zugängliche Quellen.
- Social Media (LinkedIn): beruflich OK; private (Facebook, Instagram) heikel.
- Referenzen: Einwilligung Bewerber erforderlich.
7. AVV vs. eigene Verantwortung
- Kundenbetrieb gibt Weisungen zum Einsatz = oft gemeinsame Verantwortung nach Art. 26.
- Verarbeitung Lohnabrechnung beim Vermittler = eigene Verantwortung.
- Datenweitergabe zur Personaleinsatzplanung = AVV mit Plattform.
8. Equal-Pay-Daten
Nach AÜG § 8 müssen Zeitarbeitnehmer nach 9 Monaten Equal Pay erhalten. Datenabgleich mit Kundenbetrieb erforderlich — DSGVO-Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht (Art. 6 lit. c).
9. Beschäftigtenüberwachung
- GPS-Tracking Außendienst: Mitbestimmung + Datenminimierung.
- Mitarbeiter-App: keine Verhaltensanalyse ohne Information.
- Schichtplanung-Tools: AVV mit Anbieter.
- Schlüsselübergabe digital: Klare Zwecke und Löschfristen.
10. Häufige Bußgeldgründe
- Aufbewahrung Bewerberdaten weit über 6 Monate.
- Bewerberfotos in Cloud-Diensten ohne AVV.
- Mitarbeiter-Datentransfer ohne Information.
- Fehlende AVVs mit ATS-Anbietern.
- Typische Sanktionen: 10.000-100.000 €.
11. Tool-Unterstützung
11. Sektor-spezifische Enforcement-Fälle
| Jahr | Behörde | Fall | Sanktion | Lehre |
|---|---|---|---|---|
| 2020 | LfDI BW | H&M Hamburg (Retail-Beispiel) | 35.300.000 € | exzessive Mitarbeiterprofile |
| 2020 | LfD Berlin | Deutsche Wohnen (Immobilien) | 14.500.000 € | Aufbewahrungsverstoß |
| 2021 | LfDI Niedersachsen | Notebooksbilliger (E-Commerce) | 10.400.000 € | dauerhafte Videoüberwachung |
| 2022 | LDA Bayern | VW (Industrie) | 1.100.000 € | unzureichende AVV-Kontrolle |
| 2023 | HmbBfDI | Vattenfall (Energie) | 900.000 € | unzulässige Bonitätsprüfung |
| 2023 | LfD Berlin | Online-Plattform | 525.000 € | unzulässiges Targeted Advertising |
| 2024 | LDA Bayern | Pflegedienst | 280.000 € | Patientenakten ungesichert |
Aus diesen Fällen lassen sich Branchenmuster ableiten: Sanktionen treffen typisch Großbetriebe mit jahrelang aufgebauten unzulässigen Praktiken (Massenüberwachung, Profilbildung) oder mittelständische Akteure mit systematischen TOM-Defiziten.
12. Sektor-Standards und Codes of Conduct
Branchenspezifische Standards reduzieren das Compliance-Risiko:
Zertifizierung allein schützt nicht vor Sanktionen, dokumentiert aber Sorgfalt — wirkt sich bußgeldmindernd aus.
13. AVV-Anforderungen im Sektor
Typische Sub-Auftragsverarbeiter im Sektor: Cloud-Hoster (AWS, Azure, GCP, Deutsche Cloud-Anbieter), CRM-Anbieter (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), E-Mail-Versender (Brevo, Mailjet, Inxmail), Hosting (Hetzner, Strato), Analytics (Matomo, Plausible). Jeder benötigt eigenen AVV plus TIA bei Drittlandstransfer.
14. 5-Schritte-Compliance-Plan für den Sektor
15. Häufige Audit-Befunde im Sektor
16. Branchenvergleich Sanktionsrisiko
| Branche | Typisches Sanktionsvolumen | Häufigste Verstöße |
|---|---|---|
| Handel/E-Commerce | 50.000 - 10 Mio. € | Marketing-Tracking, AVV-Lücken |
| Industrie | 100.000 - 35 Mio. € | Beschäftigtendatenschutz |
| Gesundheit/Pflege | 30.000 - 1 Mio. € | TOM-Defizite, Akten ungesichert |
| Energie/Versorger | 50.000 - 900.000 € | SCHUFA-Abfragen, Smart-Meter |
| Bildung | 5.000 - 100.000 € | MS 365 ohne TIA, Schülerdaten |
| Vereine/NGO | 1.000 - 50.000 € | fehlender DSB, AVV-Lücken |
| Influencer/Creator | 5.000 - 200.000 € | Cookie-Banner, Tracking-Pixel |
Höhere Sanktionen treten meist erst nach systematischen Verstößen oder Wiederholungsfällen auf. Erstverfahren enden in 60-70 % der Fälle mit Verwarnung oder Anordnung.
18. DSFA-Pflicht im Sektor
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist im Sektor regelmäßig erforderlich bei: systematischer Überwachung von Personen, Verarbeitung besonderer Kategorien in großem Umfang, Profiling mit Rechtsfolgen, Einsatz neuer Technologien (KI, Biometrie, IoT). Die DSK-Liste “Muss-DSFA” gibt verbindliche Beispiele. Ablauf: (1) Schwellenwertanalyse, (2) systematische Beschreibung, (3) Notwendigkeits- und Verhältnismäßigkeitsprüfung, (4) Risikobewertung, (5) Schutzmaßnahmen, (6) DSB-Stellungnahme, ggf. Konsultation Aufsichtsbehörde nach Art. 36.
Praxis-Tipp: DSFA-Templates der DSK oder der CNIL (PIA-Tool) verwenden — beide werden von deutschen Aufsichten anerkannt.
19. Branchenkodex und Zertifizierung
Branchenspezifische Verhaltensregeln nach Art. 40 DSGVO können bei akkreditiertem Verband bindende Wirkung entfalten. Bestehende Kodizes: GDD-Code für KMU, BVDW-Code für Online-Marketing, DGUV-Sektorstandards Gesundheit. Zertifizierung nach Art. 42 DSGVO durch akkreditierte Stellen (z.B. TÜV, DEKRA, EuroPriSe) dokumentiert Sorgfalt, wirkt bußgeldmindernd. Kosten Erstzertifizierung 15.000-80.000 €, Re-Audit alle 3 Jahre.
20. Schnittstelle zu NIS2 und DORA
21. Häufige strategische Fehler im Sektor
- Datenschutz wird als reine IT-Aufgabe gesehen, nicht als Geschäftsprozess.
- DSB ohne Direktzugang zur Geschäftsleitung — Verstoß Art. 38 Abs. 3.
- Kein Budget für Schulungen — Risiko über Mitarbeiterfehler.
- Cloud-Migration ohne TIA und ohne Vertragsanpassung.
- Marketing-Tracking ohne TTDSG-konforme Einwilligung.
- Keine dokumentierte Schwellenwertanalyse für DSFA-Pflicht.
- Vorhandene AVV werden nicht regelmäßig auf Aktualität geprüft.
Fazit
Personalvermittlung verarbeitet besonders sensible Daten — Bewerber und Beschäftigte. Mit klarem Löschkonzept (6 Monate AGG), AVVs für alle Plattformen und DSFA für KI-Tools ist die Branche beherrschbar.
Amtliche Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) — konsolidierter Volltext auf EUR-Lex
- Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
- Datenschutzkonferenz (DSK) — Beschlüsse und Orientierungshilfen der Aufsichtsbehörden
- Europäischer Datenschutzausschuss (EDPB) — Leitlinien
FAQ
Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?
Bei Einstellung: Personalakte. Bei Absage: 6 Monate (AGG-Klagefrist), danach Löschung. Längere Speicherung nur mit Einwilligung.
Ist KI in der Bewerberauswahl erlaubt?
Ja, aber als Hochrisiko nach AI Act 2026 mit umfangreichen Pflichten: DSFA, menschliche Letztentscheidung, Information.
Brauche ich AVV mit Kundenbetrieb?
Häufig gemeinsame Verantwortung nach Art. 26. AVV nur wenn Kunde reiner Verarbeiter ist.
Darf ich SCHUFA-Auskunft bei Bewerbung verlangen?
Nur bei berechtigtem Anlass (z.B. Buchhaltung, Geldtransport) und mit Einwilligung.
Wie umgehe ich Diskriminierungsrisiken bei KI?
Diskriminierungsfreie Trainingsdaten, regelmäßige Bias-Audits, dokumentierte menschliche Letztentscheidung.
Welche Behörde ist für meinen Sektor zuständig?
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Nach § 38 BDSG ab 20 mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigten Personen, unabhängig vom Sektor. Zusätzlich Pflicht nach Art. 37 DSGVO bei Kernverarbeitung sensibler Daten oder umfangreicher systematischer Überwachung — typisch bei Pflegediensten, Online-Shops mit Profiling, Influencern mit Tracking. Externer DSB kann beauftragt werden; Vorteile: spezialisierte Expertise, Kosten 6.000-30.000 €/Jahr je nach Unternehmensgröße.
Wie hoch sind realistische Bußgelder im Mittelstand?
Erstverfahren ohne Vorsatz typisch 5.000-50.000 €. Wiederholungsfälle oder vorsätzliche Verstöße können in den 6-stelligen Bereich gehen. Systematische Verstöße (Massenverarbeitung, Profilbildung) bis 7-stellig und höher — siehe Notebooksbilliger 10,4 Mio. €. Die Bemessung folgt EDSA-Guidelines 4/2022 mit Multiplikator nach Konzernumsatz. Kooperation und Mitwirkung senken den Betrag deutlich.
Welche TOM sind im Sektor Pflicht?
Wie läuft ein Audit der Behörde ab?
Ankündigung (in der Regel 2-6 Wochen vor Ort), Unterlagenanforderung (Art. 30-Verzeichnis, AVV-Liste, DSFA, TOM-Dokumentation, Schulungsnachweise, DSB-Berichte), Vor-Ort-Besuch (1-3 Tage), Befundbericht, Anhörung, Maßnahmenkatalog mit Fristen, bei Verstößen Bußgeldverfahren. Vorbereitung: dokumentierte Compliance, klare Verantwortlichkeiten, geübter DSB als Single Point of Contact.