¿Cuánto cuesta un software RGPD en 2026? Respuesta directa: entre unos 0 € (herramienta gratuita Facilita RGPD de la AEPD, solo para microempresas de riesgo bajo) y más de 30.000 € al año para grandes grupos con suites empresariales. La franja realista para una pyme o mediana empresa española se sitúa entre 1.500 y 15.000 € anuales, según el número de tratamientos, filiales e idiomas. El precio no es el único coste: implantación, formación y módulos adicionales pueden duplicar la factura de entrada.
Esta guía desglosa los precios reales por tamaño y modelo, y los compara con la alternativa clásica del delegado de protección de datos externo.
Puntos clave
- El precio de un software RGPD para pyme se mueve entre 1.500 y 15.000 €/año; las suites empresariales superan con facilidad los 30.000 €.
- El modelo importa tanto como el precio: licencia SaaS pura, consultoría con herramienta incluida o modelo mixto.
- Lo que encarece un proyecto: número de tratamientos, filiales, idiomas y datos de categorías especiales.
- Frente a un DPO externo (150-600 €/mes), el software suele salir más barato en mantenimiento, pero no sustituye el criterio jurídico.
Rangos de precio por tamaño de empresa
Los precios varían mucho según el modelo comercial, pero estas franjas reflejan lo que paga hoy una empresa española media:
| Tamaño | Perfil | Precio orientativo software | Modelo habitual |
|---|---|---|---|
| Autónomo / micro | 1-9 empleados, riesgo bajo | 0-1.200 €/año | Facilita RGPD o SaaS básico |
| Pyme | 10-100 empleados | 1.500-6.000 €/año | SaaS o mixto |
| Mediana | 100-500 empleados | 6.000-15.000 €/año | SaaS + soporte jurídico |
| Grupo / multinacional | +500 empleados, filiales | 15.000-50.000+ €/año | Suite GRC empresarial |
Estos importes corresponden a la licencia anual. No incluyen la implantación inicial ni la consultoría de arranque, que se facturan aparte en la mayoría de los proveedores. Antes de decidir, conviene revisar la comparativa de las mejores herramientas RGPD para situar cada opción en su franja.
Modelos de precio: SaaS, consultoría o mixto
Licencia SaaS pura. Paga una suscripción mensual o anual y usa la herramienta de forma autónoma. Es el modelo más transparente y escalable. Ejemplos de precios públicos: Dastra desde unos 79 €/mes, plataformas de consentimiento como Usercentrics desde unos 50 €/mes por dominio. La contrapartida es que usted asume la interpretación jurídica.
Consultoría con herramienta incluida. Una consultora de protección de datos hace la adecuación y le entrega acceso a un software para el mantenimiento. Precio de entrada más alto (típicamente 3.000-15.000 € el primer año), pero incluye criterio experto. Es el modelo de proveedores españoles como Pridatect.
Qué encarece un proyecto RGPD
El precio de catálogo rara vez es el precio final. Estos factores lo disparan:
- Número de tratamientos. Cada actividad del registro de tratamientos exige su base jurídica, plazos de conservación e información. Una empresa con 15 tratamientos cuesta mucho menos que un grupo con 200.
- Filiales y grupos. El cumplimiento multi-entidad multiplica registros, contratos y responsabilidades. La corresponsabilidad (art. 26 RGPD) añade documentación específica.
- Idiomas. Si opera en varios países, necesita documentación en varios idiomas, lo que encarece tanto el software como la consultoría.
- Categorías especiales de datos. Tratar datos de salud, biométricos o de menores obliga a evaluaciones de impacto y medidas reforzadas.
- Encargados de tratamiento. Cada proveedor exige un contrato del art. 28 y su seguimiento; los grupos con decenas de proveedores multiplican el trabajo.
Software frente a DPO externo: la comparación clave
La alternativa clásica al software es contratar un delegado de protección de datos externo. Sus honorarios en España oscilan entre 150 y 600 € al mes (1.800-7.200 €/año) según volumen y sector. Antes de comparar, conviene verificar si su empresa está obligada a nombrar DPO, porque no todas lo están.
| Criterio | Software RGPD | DPO externo |
|---|---|---|
| Coste anual | 1.500-15.000 € | 1.800-7.200 € |
| Documentación viva | Sí, automática | Depende de la revisión |
| Criterio jurídico | Limitado | Alto |
| Escalabilidad | Alta | Limitada por horas |
| Interlocutor con la AEPD | No | Sí (si es el DPO designado) |
No son excluyentes. Muchas empresas combinan un software que mantiene la documentación al día con un DPO externo que aporta criterio y actúa de interlocutor. El error caro es no tener ninguno de los dos: el coste de no cumplir se mide en sanciones.
Cómo calcular el coste total de propiedad
El precio de la licencia es solo una parte de lo que pagará. El coste total de propiedad (TCO) de un software RGPD durante el primer año incluye varias partidas que conviene sumar antes de comparar proveedores:
- Licencia anual. El precio recurrente del software, que suele escalar por número de usuarios, tratamientos o dominios.
- Implantación y configuración. La puesta en marcha inicial, la carga del registro de tratamientos existente y la parametrización. Puede ir desde 0 € en un SaaS autoservicio hasta varios miles de euros en un proyecto con consultoría.
- Formación del equipo. El personal que usará la herramienta necesita formación; algunos proveedores la incluyen y otros la facturan por sesión.
- Módulos adicionales. Cookies, gestión de brechas, formación en línea o portales de derechos suelen venderse como extras. Un precio de entrada atractivo puede esconder una factura final mucho mayor.
- Migración y mantenimiento interno. El tiempo de su equipo dedicado a mantener los datos al día también es un coste, aunque no aparezca en ninguna factura.
Un ejercicio útil es proyectar el TCO a tres años, no a uno. Una herramienta con precio de entrada bajo pero muchos módulos de pago puede resultar más cara a medio plazo que una plataforma con tarifa plana. Del mismo modo, un modelo de consultoría con coste inicial alto puede amortizarse si evita una sanción o un rehacer completo de la documentación. La comparación honesta se hace sobre el TCO a tres años y sobre la cobertura real de sus obligaciones, no sobre el precio del primer mes.
Para las medianas empresas y los grupos, conviene además valorar el coste de oportunidad: cada hora que el equipo jurídico dedica a mantener un Excel a mano es una hora que no dedica a tareas de mayor valor. Ese ahorro invisible suele justificar por sí solo el salto de la hoja de cálculo al software especializado.
El coste de no cumplir
El precio de cualquier software palidece frente al de una sanción. La Agencia Española de Protección de Datos impuso multas de 8,15 millones de euros a Vodafone España (2021), 6 millones a CaixaBank (2021) y 5 millones a BBVA (2020), en todos los casos por defectos de información y legitimación (resoluciones de la AEPD). Pero la resolución típica sanciona a una pyme con importes de 2.000 a 50.000 € por fallos evitables: falta de base jurídica, derechos ignorados, contratos inexistentes. Nuestro análisis de sanciones del RGPD detalla la casuística, y la guía cuánto cuesta cumplir el RGPD desglosa el presupuesto completo de adecuación.
La base legal de estas sanciones está en el Reglamento General de Protección de Datos y la LOPDGDD, que fija su propio catálogo de infracciones (arts. 72-74).
Véase también: software de registro de tratamientos.
FAQ
¿Cuánto cuesta un software RGPD para una pyme?
Para una pyme española de 10 a 100 empleados, el precio realista de un software RGPD se sitúa entre 1.500 y 6.000 € al año, según el número de tratamientos y si necesita soporte jurídico. La implantación inicial suele facturarse aparte. Para orientar la compra, revise nuestra guía de software RGPD para pymes.
¿Hay software RGPD gratuito?
Sí. La herramienta Facilita RGPD de la AEPD es gratuita, pero solo cubre tratamientos de riesgo muy bajo, adecuados para un autónomo o una microempresa sin datos sensibles. En cuanto hay videovigilancia, datos de salud o marketing, se queda corta y conviene pasar a una solución de pago.
¿Sale más barato un software o un consultor RGPD?
En mantenimiento continuo, el software suele ser más económico y mantiene la documentación viva de forma automática. Un consultor aporta criterio jurídico que el software no sustituye. La opción más eficiente para muchas empresas es un modelo mixto: software para el día a día y asesoramiento puntual para las decisiones complejas.
¿Por qué varían tanto los precios entre proveedores?
Porque venden cosas distintas bajo el mismo nombre. Una licencia SaaS pura no es comparable con una consultoría que incluye adecuación completa. Además, muchos proveedores publican un precio de entrada bajo y facturan por separado cada módulo (EIPD, cookies, formación), por lo que conviene pedir siempre el coste total.
Conclusión
El precio de un software RGPD depende de su tamaño, su complejidad y el modelo comercial, no de la marca. Para la mayoría de pymes españolas, entre 1.500 y 6.000 € al año cubre una plataforma europea con documentación en español y cobertura LOPDGDD. Antes de contratar, verifique su nivel de cumplimiento con la checklist RGPD para España y compare herramientas por funcionalidad real de cumplimiento.